Aftrekbare kosten zakelijke hotelovernachting

In algemene zin geldt: zakelijke kosten zijn aftrekbaar voor zover ze zijn gemaakt in het belang van de onderneming en niet onder specifieke aftrekbeperkingen vallen. Bij zakelijke reizen en verblijven spelen naast reis- en verblijfskosten ook vaak representatiekosten (ook wel gemengde kosten genoemd), zoals lunch, diner, borrels, recepties of deelname aan congressen. Deze kosten hebben zowel een zakelijk als privékarakter en zijn daarom vaak beperkt aftrekbaar. 

Kosten aftrekken voor de inkomsten- en/of vennootschapsbelasting

Kosten voor representatie, congressen, seminars en studiereizen (inclusief bijbehorende reis- en verblijfkosten) kunnen in uiteenlopende mate aftrekbaar zijn. Aftrekbare kosten verlagen de winst en daarmee de te betalen inkomsten- of vennootschapsbelasting. De mate van aftrek hangt onder meer af van de rechtsvorm en de aard van de kosten. 

Gedeeltelijk aftrekbare kosten

De volgende kosten zijn gedeeltelijk aftrekbaar. U kiest hiervoor óf de drempelregeling óf de vaste aftrek:

• Voedsel (bijv. zakendiner incl. fooi, hotelontbijt)
• Drank en genotsmiddelen (bijv. borrel incl. alcohol)
• Representatie (recepties, feesten e.d.; kosten toegang)
• Congressen/seminars/studiereizen/excursies (bijv. kosten toegang en bijbehorende verblijfkosten)

Aftrekbaarheid hangt af van reden hotelovernachting

Verblijft u in een hotel voor een congres, seminar of studiereis, dan vallen de kosten doorgaans onder (beperkt aftrekbare) representatiekosten. De reis- en verblijfkosten kunnen daarbij bovendien gemaximeerd zijn tot € 1.500, tenzij deelname aantoonbaar noodzakelijk is voor het werk. 

Bij een verblijf om een andere zakelijke reden (bijv. opdracht/werkzaamheden) zijn de logieskosten doorgaans volledig aftrekbaar. Ontbijt en diner vallen meestal onder gemengde kosten en zijn daarom slechts beperkt aftrekbaar. 

Beperkte aftrekbaarheid per rechtsvorm

Hieronder staat per rechtsvorm uitgelegd welk deel van de gemengde kosten beperkt aftrekbaar is:

• • Inkomstenbelasting (eenmanszaken, maatschappen en VOF’s)
    80% van de kosten is aftrekbaar, 20% is niet aftrekbaar en komt daarmee voor eigen rekening.

• • Vennootschapsbelasting (BV’s en NV’s)
    73,5% van de kosten is aftrekbaar, 26,5% is niet aftrekbaar en is voor eigen rekening.

Geheel aftrekbare kosten

Wanneer u zakelijk reist met de trein, vliegtuig, bus, tram of (Uber) taxi mag u deze kosten volledig aftrekken van uw inkomsten- of vennootschapsbelasting.

Kilometervergoeding (gehuurde) auto

• Reist u met eigen of gehuurde auto: u kunt € 0,23 per zakelijke kilometer aftrekken (NL of buitenland). 
• Huurkosten van een auto zijn doorgaans volledig aftrekbaar, mits zakelijk gebruikt en er een factuur (met btw) beschikbaar is. 

Niet aftrekbare kosten

Voorbeelden van niet-aftrekbare kosten betreffen verkeersboetes uit binnen- of buitenland, persoonlijke verzorging en vaartuigen voor representatieve voertuigen zoals een boot waarop een lunch wordt georganiseerd.

Min-max bedragen

Voor de aftrek van kosten geldt een drempel (minimumbedrag) waar de kosten boven dienen te komen. Voor Belastingjaar 2026 geldt een drempel van € 5.700,- voor de totale kosten. Dit betekent dat u enkel de kosten die boven dit bedrag komen mag aftrekken. Voor de reis- en verblijfskosten gelden in tegenstelling tot de andere kosten een maximumbedrag. Deze mogen voor maximaal € 1.500,- worden afgetrokken.

Voorbeeld

Stel, u maakt in 2026 de volgende kosten: 

• • € 2.500 voor voedsel, drank en genotmiddelen

• • € 3.250 voor een borrel

• • € 2.750 voor reis- en verblijfskosten voor het bijwonen van congressen, seminars etc.

De totale kosten zijn € 8.500. Van de reis- en verblijfskosten mag u maximaal € 1.500 aftrekken. Dit brengt de kosten op € 6.000 (€ 8.500 – € 1.500). Verminderd met de drempel (€ 5.700) komt u uit op een bedrag van € 1.300. Dit bedrag mag u als kosten aftrekken.  

In het geval van toepassing voor de vennootschapsbelasting (VPB) geldt dat wanneer 0,4% van de totale loonsom waarover loonbelasting wordt ingehouden een hoger bedrag betreft dan de € 5.700 drempel deze als drempelbedrag dient te worden genomen. Voor bedrijven met een loonsom van meer dan € 1.425.000 ligt daarmee het vaste bedrag hoger dan € 5.700 (€ 1.425.000 x 0,4% = € 5.700). 

Alternatief: aftrek van kosten zonder drempel

In plaats toepassing van de kostenaftrek een vast (€ 5.700) drempelbedrag kunt u ervoor kiezen om vast percentage van de kosten af te trekken. Voor de inkomstenbelasting betreft dit 80%, voor de vennootschapsbelasting 73,5%. U hoeft hierbij niet boven de drempel uit te komen. De aftrekbeperking van reis- en verblijfskosten van maximaal € 1.500 blijft hierbij wel gelden.  

Voorbeeldberekening voor inkomstenbelasting

Stel, u maakt in 2026 de volgende kosten: 

• • € 1.250,- voor een receptie

• • € 1.750,- voor reis- en verblijfskosten, het bijwonen van congressen, seminars etc.

De totale kosten bedragen € 3.000. Van de reis- en verblijfskosten mag u maximaal 80% van € 1.500 aftrekken. € 1.750 – € 1.500 = € 250. Dit brengt de kosten op € 2.750 (€ 3.000 – € 250). Het bedrag dat u mag aftrekken als kosten is 80% van € 2.750 = € 2.200. Dit bedrag mag u aftrekken van de inkomstenbelasting.  

Afhankelijk van de hoogte van de gemengde kosten die u hebt gemaakt kan de keuze voor een vast drempelbedrag of juist een vast percentage voor uw bedrijf voordeliger uitpakken. Als u gedurende het jaar meer dan € 28.500 aan kosten maakt, dan kan de keuze voor een vast bedrag voordeliger uitpakken. Voor de inkomstenbelasting mag u 80% aftrekken, 20% is niet-aftrekbaar, daarmee komt het niet aftrekbare deel boven het vaste drempelbedrag van € 5.700,- te liggen. Daarmee kiest u voor het laagste bedrag aan niet-aftrekbare gemengde kosten en kunt u verhoudingsgewijs meer aftrekken.  

Zakelijk karakter aantonen (praktische aandachtspunten)  

Indien u kosten (gedeeltelijk) wilt aftrekken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting zijn er een aantal zaken waar u rekening mee dient houden: 

• Bewaar alle facturen/bonnen en noteer het zakelijke doel. 

• Noteer bij zakendiners zo nodig de namen van aanwezigen. 

• Combineert u zakelijk met privé (vakantie eraan vast)? Splits kosten waar mogelijk (aparte facturen/gespecificeerde uitsplitsing). 

• Zorg dat uw bedrijfsnaam op facturen/bonnen staat. 

• Vraag bij hotels bij voorkeur om een gesplitste nota (logies apart van eten/drinken). 

BTW terugvorderen in BTW-aangifte

Naast de aftrek van kosten voor inkomsten– of vennootschapsbelasting mag u in bepaalde mate btw over zakelijke reizen en verblijven maar ook eten- en drinken als voorbelasting terugvorderen in uw btw-aangifte. 

Om de btw in een btw-aangifte te kunnen terugvragen dient u met de volgende zaken rekening te houden: 

• Eten en drinken in een horecagelegenheid (hotel/restaurant/café e.d., incl. hotelontbijt in het restaurant): btw niet aftrekbaar 

• Catering in een speciaal ingerichte ruimte (bijv. afgehuurde ruimte/partytent): btw niet aftrekbaar 

• Eten/drinken bezorgd of afgehaald (niet ter plaatse genuttigd in horeca): btw aftrekbaar als het zakelijke kosten betreft; bij personeel/relaties kunnen aanvullende voorwaarden gelden. 

• Eten/drinken gekocht bij supermarkt (bijv. voor kantoor): btw aftrekbaar als zakelijke kosten (niet privé). 

• Hotelovernachting: btw over logies aftrekbaar.  Let op: vanaf 1 januari 2026 geldt in Nederland voor logies 21% btw (i.p.v. 9%). 

• Parkeerkosten (hotel of elders): btw over parkeren aftrekbaar indien het zakelijke kosten betreffen. 

• Buitenlandse btw (EU): niet aftrekbaar via de Nederlandse btw-aangifte; je vraagt dit terug via de EU-btw-teruggaaf via de Belastingdienst 

Uitzondering: als horeca-/cateringkosten niet voor eigen gebruik zijn maar worden doorbelast met btw (bijv. als onderdeel van een belaste prestatie), dan is de betaalde btw veelal aftrekbaar. 

Vereisten

Een goede administratie is de basis voor uw btw-aangifte. Zo gelden er fiscale regels voor het beheren en bewaren van uw administratie. Ook worden de volgende eisen gesteld voor het terugvragen van btw: 

• Er is daadwerkelijk btw over de dienst betaald 

• De factuur voldoet aan de factuureisen 

• De kosten zijn zakelijk en goed onderbouwd  

• Factuur/bon staat (waar nodig) op naam van het bedrijf 

Voor de volledige factuureisen en administratieregels verwijzen wij graag naar de website van de Belastingdienst. 

Samenvatting

U kunt vaak fiscaal voordeel behalen door de kosten en btw van zakelijke reizen, verblijven en representatiekosten correct te verwerken in uw aangiften inkomsten-/vennootschapsbelasting en btw-aangifte.

Bij een reguliere zakelijke hotelovernachting zijn de logieskosten doorgaans volledig aftrekbaar; horecakosten zoals ontbijt en diner zijn meestal beperkt aftrekbaar. Bij een verblijf in het kader van een congres, seminar of studiereis kunnen aanvullende aftrekbeperkingen gelden. 

Door kosten goed te administreren en slim in te zetten, kunt u het meeste voordeel behalen. Daarbij is het belangrijk om scherp te hebben welke fiscale regels en beperkingen wanneer van toepassing zijn.