LookingforBooking Corporate Travel krijgt vaak de vraag van bedrijven welke kosten er aftrekbaar zijn voor de zakelijke hotelgast. Een aantal kosten die gemaakt worden rondom en tijdens uw verblijf zijn namelijk (gedeeltelijk) aftrekbaar voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting. Ook is de BTW vaak terug te vorderen van de omzetbelasting.
In beginsel zijn alle kosten die gemaakt worden om de bedrijfsvoering mogelijk te maken aftrekbaar. Dit betekent dat kosten en de omzetbelasting (BTW) van reizen- en verblijven in bepaalde mate aftrekbaar of terugvorderbaar zijn.
Naast reis- en verblijfskosten is in een zakelijke omgeving ook vaak sprake van zogenoemde representatiekosten in de vorm van een lunch, diner, congres, etc. Deze representatiekosten worden ook wel gemengde kosten genoemd. Dat betekent dat de kosten zowel een zakelijk als privékarakter (stillen van honger) hebben. Deze kosten kunnen in beperkte mate worden afgetrokken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting. Omdat in de praktijk nooit volledige zekerheid kan worden verschaft over het zakelijke karakter van reis- en verblijfskosten heeft de Belastingdienst een aantal regels en beperkingen gesteld om het zakelijke karakter van deze kosten te kunnen waarborgen.
Kosten aftrekken voor de inkomsten- en/of vennootschapsbelasting
De kosten rondom binnen- en buitenlandse representatie, congressen, seminars, studiereizen inclusief reis- en verblijfskosten kunt u in uiteenlopende mate aftrekken voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting. De aftrekbare kosten verlagen de winst uit de onderneming. Een lagere winst betekent dat u vervolgens minder inkomsten- of vennootschapsbelasting behoeft te betalen. De mate waarin kosten aftrekbaar zijn is afhankelijk van de rechtsvorm van uw bedrijf in combinatie met de omvang, type en aard van de kosten.
Gedeeltelijk aftrekbare kosten
De volgende (gemengde) kosten mag u gedeeltelijk aftrekken in uw aangifte inkomsten- of vennootschapsbelasting:
- Voedsel (bijvoorbeeld een zakendiner inclusief fooi, ontbijt hotel)
- Drank, genotsmiddelen (bijvoorbeeld een borrel inclusief alcohol)
- Representatie op recepties, feesten, e.d. (kosten toegang)
- Representatie op congressen, excursies, studiereizen, e.d. (kosten toegang, hotelovernachting)
Aftrekbaarheid hangt af van reden hotelovernachting
Wanneer u in een hotel verblijft voor een congres, seminar of studiereis dan zijn de hotelkosten beperkt aftrekbaar. Voor een verblijf om een andere zakelijke reden (zakelijke opdracht etc.) zijn de hotelkosten volledig aftrekbaar.
Van een reguliere zakelijke hotelovernachting zijn de verblijfskosten (overnachting) volledig aftrekbaar maar horecakosten zoals ontbijt en diner in gedeeltelijke mate.
Beperkte aftrekbaarheid per rechtsvorm
Hieronder staat per rechtsvorm uitgelegd welk deel van de gemengde kosten beperkt aftrekbaar is:
- Inkomstenbelasting (eenmanszaken, maatschappen en VOF’s)
80% van de kosten is aftrekbaar, 20% is niet aftrekbaar en komt daarmee voor eigen rekening.
- Vennootschapsbelasting (BV’s en NV’s)
73,5% van de kosten is aftrekbaar, 26,5% is niet aftrekbaar en is voor eigen rekening.
Geheel aftrekbare kosten
Wanneer u zakelijk reist met de trein, vliegtuig, bus, tram of (Uber) taxi mag u deze kosten volledig aftrekken van uw inkomsten- of vennootschapsbelasting.
Kilometervergoeding (gehuurde) auto
Wanneer u met een eigen of een gehuurde auto reist mag hiervan € 0,19 per gereden zakelijke kilometer van de opbrengst in de aangifte inkomsten- of vennootschapsbelasting worden afgetrokken. Dit is ongeacht of de reis in Nederland of in het buitenland plaatsvindt. De huur van een gehuurde auto is volledig aftrekbaar mits de auto zakelijk wordt gebruikt en er een factuur met BTW voorhanden is.
Niet aftrekbare kosten
Voorbeelden van niet-aftrekbare kosten betreffen verkeersboetes uit binnen- of buitenland, persoonlijke verzorging en vaartuigen voor representatieve voertuigen zoals een boot waarop een lunch wordt georganiseerd.
Min-max bedragen
Voor de aftrek van kosten geldt een drempel (minimumbedrag) waar de kosten boven dienen te komen. Voor Belastingjaar 2021 geldt een drempel van € 4.700,- voor de totale kosten. Dit betekent dat u enkel de kosten die boven dit bedrag komen mag aftrekken. Voor de reis- en verblijfskosten gelden in tegenstelling tot de andere kosten een maximumbedrag. Deze mogen voor maximaal € 1.500,- worden afgetrokken.
Voorbeeld
Stel, u maakt in 2021 de volgende kosten:
- € 1.500 voor voedsel, drank en genotmiddelen
- € 3.250 voor een borrel
- € 2.750 voor reis- en verblijfskosten voor het bijwonen van congressen, seminars etc.
De totale kosten zijn € 7.500. Van de reis- en verblijfskosten mag u maximaal € 1.500 aftrekken. Dit brengt de kosten op € 6.000 (€ 7.500 – € 1.500). Verminderd met de drempel (€ 4.700) komt u uit op een bedrag van € 1.550. Dit bedrag mag u als kosten aftrekken.
In het geval van toepassing voor de vennootschapsbelasting (VPB) geldt dat wanneer 0,4% van de totale loonsom een hoger bedrag betreft dan de € 4.700 drempel deze als drempelbedrag dient te worden genomen. Voor bedrijven met een loonsom van meer dan € 1.175.000 ligt daarmee het vaste bedrag hoger dan € 4.700 (€ 1.175.000 x 0,4% = € 4.700).
Alternatief: aftrek van kosten zonder drempel
In plaats toepassing van de kostenaftrek een vast (€ 4.700) drempelbedrag kunt u ervoor kiezen om vast percentage van de kosten af te trekken. Voor de inkomstenbelasting betreft dit 80%, voor de vennootschapsbelasting 73,5%. U hoeft hierbij niet boven de drempel uit te komen. De aftrekbeperking van reis- en verblijfskosten van maximaal € 1.500 blijft hierbij wel gelden.
Voorbeeldberekening voor inkomstenbelasting
Stel, u maakt in 2021 de volgende kosten:
- € 1.250,- voor een receptie
- € 1.750,- voor reis- en verblijfskosten het bijwonen van congressen, seminars etc.
De totale kosten bedragen € 3.000. Van de reis- en verblijfskosten mag u maximaal 80% van € 1.500 aftrekken. € 1.750 – € 1.500 = € 250. Dit brengt de kosten op € 2.750 (€ 3.000 – € 250). Het bedrag dat u mag aftrekken als kosten is 80% van € 2.750 = € 2.200. Dit bedrag mag u aftrekken van de inkomstenbelasting.
Afhankelijk van de hoogte van de gemengde kosten die u hebt gemaakt kan de keuze voor een vast drempelbedrag of juist een vast percentage voor uw bedrijf voordeliger uitpakken. Als u gedurende het jaar meer dan € 23.500 aan kosten maakt, dan kan de keuze voor een vast bedrag voordeliger uitpakken. Voor de inkomstenbelasting mag u 80% aftrekken, 20% is niet-aftrekbaar, daarmee komt het niet aftrekbare deel boven het vaste drempelbedrag van € 4.700,- te liggen. Daarmee kiest u voor het laagste bedrag aan niet-aftrekbare gemengde kosten en kunt u verhoudingsgewijs meer aftrekken.
Aantoonbaar maken zakelijke karakter kosten
Indien u kosten (gedeeltelijk) wilt aftrekken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting zijn er een aantal zaken waar u rekening mee dient houden:
- Voor alle kosten dient u het zakelijke karakter aan te kunnen tonen. De Belastingdienst kan dit controleren. Bewaar al uw facturen en bonnetjes van uw zakenreis daarom goed. Schrijf bij zakendiners de namen van uw gasten op de bon.
- Plakt u een vakantie vast aan uw zakenreis? Dan kunt u niet alle kosten aftrekken als ze geen zakelijk karakter hebben. Zorg voor een goed onderscheid van de kosten met verschillende facturen/bonnen of gespecificeerde uitsplitsing.
- Uw bedrijfsnaam dient terug te komen op de factuur of bon, als deze nog niet vermeld wordt schrijft u deze zelf op.
- Vraag bij een zakelijke overnachting om een gesplitste rekening voor de overnachting en het eten/drinken. Dit i.v.m. de geheel en gedeeltelijk aftrekbare kosten.
BTW terugvorderen voor de omzetbelasting
Naast de aftrek van kosten voor inkomsten- of vennootschapsbelasting mag u in bepaalde mate BTW over zakelijke reizen en verblijven maar ook eten- en drinken als voorbelasting terugvorderen in uw aangifte omzetbelasting.
Om de BTW voor de omzetbelasting te kunnen terugvragen dient u met de volgende zaken rekening te houden:
- BTW op kosten in de horeca is niet terugvorderbaar (eten, drinken etc.) incl. ontbijt in hotel
- BTW op eten en drinken verzorgt door een cateraar in een afgesloten ruimte is wel terugvorderbaar
- BTW op eten en drinken bezorgt door of afgehaald bij een cateraar of restaurant is wel terugvorderbaar
- BTW op eten en drinken gekocht bij een supermarkt ruimte is wel terugvorderbaar
- BTW op kosten voor hotelovernachting is wel terugvorderbaar
- Buitenlandse BTW is niet aftrekbaar via de reguliere BTW aangifte maar kunt u terugvragen uit het EU-land via de Nederlandse belastingdienst.
Vereisten
Een goede administratie is de basis voor uw btw-aangifte. Zo gelden er fiscale regels voor het beheren en bewaren van uw administratie. Ook worden de volgende eisen gesteld voor het terugvragen van BTW:
- Er is daadwerkelijk BTW over de dienst betaald
- De factuur staat op naam van uw bedrijf
- Facturen dienen aan de eisen van de Belastingdienst te voldoen, dit omvat o.a. de naam en adres van uw bedrijf, uw BTW-nummer etc.
Voor alle eisen ten aanzien van uw administratie en de BTW-facturen verwijzen we u graag naar de website van de Belastingdienst.
Samenvatting
Zoals u hebt kunnen lezen kunt u veel voordeel behalen door de kosten en BTW van uw zakelijke reizen, verblijven en andere representatiekosten op te voeren in uw aangiftes inkomsten- of vennootschapsbelasting en omzetbelasting. Voor de reguliere zakelijke hotelovernachting gelden er geen beperkingen ten aanzien van de aftrekbaarheid. Deze is dus geheel aftrekbaar. Mits deze niet is geboekt voor een congres, seminar of studiereis.
Ook andere reis- en verblijfsgerelateerde kosten kunt u vaak in grote mate meenemen in uw aangiftes. Door uw kosten op een slimme wijze in te zetten kunt het meeste voordeel behalen. Wel is het daarbij belangrijk om goed voor ogen te hebben welke fiscale regels en beperkingen waar en wanneer van toepassing zijn.
LookingforBooking Corporate Travel
LookingforBooking Corporate Travel is de zakelijke divisie van Looking for Booking B.V.. Al sinds jaren organiseren en begeleiden wij de zakelijke reizen- en verblijven over de hele wereld van vele opdrachtgevers van boeking tot aan factuur. Opdrachtgevers maken hiervoor gebruik van onze innovatieve zakelijke boekingsportaal. Voor de facturatie maken wij een verzamelfactuur met BTW specificatie die alle hotel- en verblijfskosten overzichtelijk in beeld brengt en deze goed van dienst kan zijn voor administratieve- en fiscale afhandeling zoals het terugvragen van BTW en aftrekken van kosten voor de inkomsten- en omzetbelasting. LookingforBooking Corporate Travel is een onafhankelijke prijsvergelijker voor de zakelijke reismarkt die de reserveringen maakt o.b.v. een real-time prijscheck bij meer dan 80 hotel- en boekingssites. Hierdoor boeken onze opdrachtgevers voor de scherpste tarieven waardoor opdrachtgevers mooie besparingen worden gerealiseerd.
Nieuwsgierig geworden? Lees alle voordelen.Onderdeel van de Bencom Group
Looking for Booking B.V. is onderdeel van de Bencom Group. De Bencom Group is de groep ondernemingen (bekend van de vergelijkingswebsites Poliswijzer.nl en Gaslicht.com) van serial entrepreneur Ben Woldring. De groep opereert sinds de oprichting in 1998 uitermate succesvol in de markt voor onafhankelijke vergelijkingssites en is marktleider met vergelijkingen voor bellen, internetten, digitale tv, energie en hotelboekingssites.
