Aftrekbare kosten zakelijke hotelovernachting

LookingforBooking Corporate Travel krijgt vaak de vraag van bedrijven welke kosten er aftrekbaar zijn voor de zakelijke hotelgast. Een aantal kosten die gemaakt worden rondom en tijdens uw verblijf zijn namelijk (gedeeltelijk) aftrekbaar voor de omzetbelasting en inkomsten- of vennootschapsbelasting.

Beperkt aftrekbaar voor de inkomsten- vennootschapsbelasting

De basis luidt ‘alle kosten die nodig zijn voor de uitoefening van de onderneming zijn aftrekbaar’. De aftrekbare kosten verlagen de winst uit de onderneming. Een lagere winst betekent dan weer minder inkomsten- of vennootschapsbelasting (NV/BV) betalen. Echter heeft de Belastingdienst aangegeven dat er twijfel zit in het zakelijke karakter van reis- en verblijfskosten. Om hiervoor een duidelijke grens te stellen heeft de Belastingdienst besloten om een aantal van deze kosten slechts beperkt aftrekbaar te maken. Onder deze kosten vallen o.a.:

Alle kosten rondom representatie, congressen, seminars, studiereizen en dergelijke kunt u beperkt aftrekken voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting (VPB).

Drempel

Voor Belastingjaar 2019 geldt een drempel € 4.600  voor de totale kosten. De reis- en verblijfskosten mogen voor maximaal € 1.500,- worden afgetrokken.

Voorbeeld

Stel, u maakt in 2019 de volgende kosten:

  • € 1.500 voor voedsel, drank en genotmiddelen
  • € 3.250 voor een borrel
  • € 2.750 voor reis- en verblijfskosten voor het bijwonen van congressen, seminars etc.

De totale kosten zijn € 7.500. Van de reis- en verblijfskosten mag u maximaal € 1.500 aftrekken. € 2.750 – € 1.500 = € 1.250. Dit brengt de kosten op € 6.250 (€ 7.500 – € 1.250). Verminderd met de drempel (€ 4.600) komt u uit op een bedrag van € 1.650. Dit bedrag mag u als kosten aftrekken. In het geval van toepassing voor de vennootschapsbelasting (VPB) geldt dat wanneer 0,4% van de totale loonsom een hoger bedrag betreft dan de € 4.600 drempel deze als drempelbedrag dient te worden genomen.

Alternatief: aftrek van kosten zonder drempel

In plaats van het toepassen van de € 4.600 drempel kunt u ervoor kiezen om 80% bij toepassing van de inkomstenbelasting dan wel 73,5% bij de vennootschapsbelasting van deze kosten af te trekken. U hoeft dan niet boven de drempel uit te komen. De aftrekbeperking van reis- en verblijfskosten van maximaal € 1.500 blijft hierbij wel gelden.

Voorbeeldberekening voor inkomstenbelasting

Stel, u maakt in 2019 de volgende kosten:

  • € 1.250 voor een receptie
  • € 1.750 voor reis- en verblijfskosten het bijwonen van congressen, seminars etc.

De totale kosten bedragen € 3.000. Van de reis- en verblijfskosten mag u maximaal 80% van € 1.500 aftrekken. € 1.750 – € 1.500 = € 250. Dit brengt de kosten op € 2.750 (€ 3.000 – € 250). Het bedrag dat u mag aftrekken als kosten is 80% van € 2.750 = € 2.200. Dit bedrag mag u aftrekken van de inkomstenbelasting.

Aftrekbaar voor de omzetbelasting (BTW)

Voor het aftrekken van de BTW voor de omzetbelasting dient u met het volgende rekening te houden:

  • BTW op kosten in de horeca zijn niet aftrekbaar (eten, drinken etc.)
  • BTW op kosten voor hotelovernachting zijn wel aftrekbaar
  • Buitenlandse BTW is niet aftrekbaar via de reguliere BTW aangifte. Deze mag u opvoeren als kosten.

Vakantie aan uw zakelijke reis vast plakken?

Stel u gaat voor zaken op reis. Dan lijkt het wellicht een goed idee om daar een (familie) vakantie aan vast te plakken. Hoe zit het dan met de kosten? Hierbij is het belangrijk dat de kosten allemaal goed gescheiden en aangetoond kunnen worden. Want alleen de zakelijke kosten kunnen worden afgetrokken. Indien de Belastingdienst ook maar enige twijfel heeft in het zakelijk karakter van de reis, zijn de kosten niet aftrekbaar. Daarom is het belangrijk om alle bonnen en eventuele notulen van afspraken e.d. te bewaren, zodat het zakelijke karakter kan worden aangetoond.

Heeft u een afspraak vroeg in de ochtend en u besluit een hotelovernachting te boeken voor de afspraak?  Dan dient u goed duidelijk te hebben waarom u de hotelovernachting nodig bent. De Belastingdienst kan namelijk besluiten dat de overnachting overbodig is, waardoor de kosten eveneens niet aftrekbaar zijn.

Vervoer naar en tijdens uw zakelijke hotelovernachting

Als u ervoor kiest om met het openbaar vervoer (trein, bus, tram, taxi of vliegtuig) te gaan, mag u deze kosten altijd voor 100% aftrekken bij het onderdeel ‘winst uit de onderneming’. U dient hiervoor wel het bonnetje en de tickets te bewaren. Als u naar of tijdens de zakenreis een auto wil huren dan mogen de kosten volledig worden afgetrokken als de BTW vermeldt wordt op de factuur en de auto alleen zakelijk is gebruikt. Het maakt niet uit of dit in Nederland of in het buitenland is. Als u met een (huur)auto reist dan mag u € 0,19 per gereden zakelijke kilometer van de opbrengst aftrekken.

Samenvatting:

Zoals u hebt kunnen lezen gelden er voor zakelijke hotelovernachting geen beperkingen ten aanzien van de aftrekbaarheid voor de voor de omzetbelasting en inkomsten- of vennootschapsbelasting. Deze is dus geheel aftrekbaar. Mits deze niet is geboekt voor een congres, seminar of studiereis.

Aantoonbaar maken zakelijke karakter kosten

Indien u kosten (gedeeltelijk) wil aftrekken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting zijn er een aantal zaken waar u rekening mee dient houden:

  • Voor alle kosten dient u het zakelijke karakter aan te kunnen tonen. Plakt u een vakantie vast aan uw zakenreis? Dan kunt u niet alle kosten aftrekken als ze geen zakelijk karakter hebben.
  • Uw bedrijfsnaam dient terug te komen op de factuur.
  • Vraag bij een zakelijke overnachting om een gesplitste rekening voor de overnachting en het eten/drinken. Dit i.v.m. de geheel en gedeeltelijk aftrekbare kosten

LookingforBooking Corporate Travel

Voor onze tak Corporate Travel organiseren wij voor diverse Internationale bedrijven alle zakelijke overnachtingen. Wij verzorgen de overnachtingen en facturatie hiervan. Voor de facturatie maken wij een verzamelfactuur met BTW-specificatie die alle hotel- en verblijfskosten overzichtelijk in beeld brengt en deze goed van dienst kan zijn voor administratieve- en fiscale afhandeling zoals het terugvragen van BTW en aftrekken van kosten voor de inkomsten- en omzetbelasting. LookingforBooking Corporate Travel is een onafhankelijke partij die de reserveringen maakt o.b.v. een real-time prijscheck bij meer dan 80 hotel- en boeking sites. Hierdoor kunnen we voor de scherpste tarieven boeken.   

Onderdeel van de Bencom Group

LookingforBooking B.V. is onderdeel van de Bencom Group. De Bencom Group is de groep ondernemingen van serial entrepreneur Ben Woldring. De groep opereert sinds de oprichting in 1998 uitermate succesvol in de markt voor onafhankelijke vergelijkingssites en is marktleider met vergelijkingen voor bellen, internetten, digitale tv, energie en hotelboekingssites.