Zakelijk overnachten klinkt vaak als een feestje: in je vrije tijd staat hotelbezoek immers vaak gelijk aan vakantie, ontspanning en in de watten gelegd worden. De zakelijke praktijk wijst anders uit: als medewerker moet je immers de volgende dag weer vroeg op om aan het werk te gaan. Vaak zijn medewerkers meerdere dagen van huis. Hoe zorg je dan voor een fijn verblijf voor je medewerker, zonder dat de kosten voor je organisatie de pan uit rijzen? Wij geven drie tips voor tevreden, uitgeruste medewerkers en een zorgeloze organisatorische aanpak.
1. Duidelijkheid en ruimte
Stel van tevoren budgetten vast voor de overnachting, horecaverbruik en andere extra’s. Die duidelijkheid zorgt voor rust vooraf én kan achteraf geen gedoe opleveren. Stel realistische budgetten op en kijk of je kunt besparen op bijvoorbeeld de overnachting, zodat je meer speling hebt op het gebied van horeca. Zo geef je medewerkers vrijheid in bijvoorbeeld restaurantkeuze, maar wordt zakelijk overnachten geen onnodig grote kostenpost voor je organisatie.
2. Individuele keuzevrijheid
Wanneer je als medewerker even weg van huis bent, wil je het thuisgevoel ook ervaren als je zakelijk overnacht voor je werk. Als werkgever kan je hier zorg voor dragen door medewerkers keuzevrijheid te geven. De ene medewerker zal zich thuis voelen in een kamer van een grote hotelketen, waar een ander personeelslid juist graag overnacht in een kleinschalig, persoonlijk bed & breakfast. Is een medewerker voor het hele jaar vooruit ingepland op een klus waar een zakelijke overnachting bij hoort? Kijk of je alvast afspraken kan maken met de favoriete accommodatie. Zo weet je medewerker waar hij aan toe is en kan de accommodatie rekenen op een terugkerende gast.
3. Geen geregel, wel gerust
Staat je medewerker na een lange dag werken bij de receptie eerst nog allerhande papieren in te vullen en moet hij vervolgens met restaurantbonnetjes goochelen om zijn declaraties op orde te krijgen? Niet zo ontspannen. Maak afspraken met de accommodatie hierover. Je medewerker wil simpel inchecken en de volgende dag uitgerust weer aan de slag. Zijn er zaken die wel geregeld moeten worden door de medewerker zelf? Bijvoorbeeld het meenemen van ID-kaart of paspoort? Informeer de medewerker op tijd en stuur hem van tevoren een reminder via e-mail of telefoon. Zo voorkom je onnodige vertraging, administratief geregel en onvrede bij de medewerker.
Veel tijd, energie en geld kwijt aan het organiseren van zakelijke overnachtingen voor medewerkers? Dat kan anders! Bij LookingforBooking Corporate Travel zijn wij gespecialiseerd in het ontzorgen van organisaties op het gebied van zakelijk overnachten. Wij besparen door onze prijscheck en het volumevoordeel, verzamelen alle kosten op één factuur zodat je nooit meer hoeft te worstelen met een oneindige stroom bonnetjes én staan klaar voor jouw organisatie met onze persoonlijke service.
Weten wat LookingforBooking | Corporate Travel voor jouw organisatie en haar zakelijke overnachtingen kan betekenen? Neem contact op met één van onze travel agents voor een vrijblijvende kennismaking.
