Administratie en management

Administratie

LookingforBooking Corporate Travel betekent voor opdrachtgevers een complete administratieve ontzorging. Wanneer u en/of uw medewerkers in verschillende hotels verblijven, met het vliegtuig reizen voor een zakelijke afspraak of een auto huren, dan ontvangt u allerlei facturen in verschillende formaten. Onderdeel van onze dienstverlening is dat LookingforBooking alle administratieve handelingen op zich neemt, inclusief de financiële afhandeling. Per afgesproken periode ontvangt de opdrachtgever één verzamelfactuur waarop alle losse hotel-, vliegticket- en huurautofacturen zijn samengevoegd. Op deze manier zijn alle zakelijke kosten direct inzichtelijk.

Het systeem functioneert zo dat deze verzamelfacturen (e-invoices) eenvoudig over een gewenste periode kunnen worden uitgedraaid en flexibel ingericht (factuurregels, bestandsformaat, factuurindeling, etc.). Op de factuur wordt per dienstonderdeel en/of van de totale kosten van de verzamelfactuur, een uitgebreide BTW specificatie gegenereerd, waar alle relevante BTW categorieën worden gespecificeerd. Daardoor kunnen de facturen gemakkelijk worden verwerkt.

Bovenstaand administratieproces levert meerdere voordelen op. Als eerste realiseert u een aanzienlijke kostenbesparing op de gehele administratieve verwerking, doordat op de verzamelfactuur alle gemaakte zakelijke kosten één-op-één zijn doorbelast. Daarnaast wordt er altijd binnen het budget overnacht, een vliegticket geboekt of een auto gehuurd en omdat alle hotelovernachtingen, vliegtickets en huurauto’s op rekening zijn van LookingforBooking hoeft uw medewerker niet zelf af te rekenen. Dit heeft als bijkomend voordeel dat uw medewerker geen losse bonnetjes hoeft te declareren.

 

Corporate Travel Management

Voor een goede sturing en beheersing van de reiskosten is up-to-date managementinformatie essentieel. Dit faciliteert LookingforBooking door aan de opdrachtgever online managementrapportages beschikbaar te stellen die volledige inzage geven zonder dat daarvoor tijdrovende analyses noodzakelijk zijn. Deze gegevens stellen onze opdrachtgevers in staat de actuele situatie van hun werknemers in te zien, te beoordelen en hier direct op te anticiperen. Aldus maken wij, in het kader van ‘effective cost management’, het identificeren en bijsturen van eventuele onvolkomenheden direct mogelijk.

De inhoud en frequentie van deze managementrapportages verschillen per opdrachtgever, en in overleg kunnen zowel de termijn als de inhoud bepaald worden.


jessica
Voor meer informatie neemt u contact op met Jessica Mekenkamp. Zij nodigt u graag uit voor een lunchafspraak met een collega van LookingforBooking Corporate Travel in één van de 2300 hotels in Nederland.